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Arbeitszeugnisse

Selbstgeschriebene Zeugnisse werden schnell als solche entlarvt und sind somit entwertet

Die Bedeutung von Zeugnissen geht zurück und die meisten Manager schreiben sich ihre Zeugnisse selbst. Aber – oder gerade deswegen – stellen wir immer wieder fest, dass sich Manager aus Unerfahrenheit und Unachtsamkeit Zeugnisse ausstellen, mit denen sie sich weitere Karriereschritte erschweren oder sogar unmöglich machen.

Wie man einen Zeugnisentwurf erarbeitet, der frei von formalen Fehlern und inhaltlichen Fußangeln ist, zeigen wir Ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit. Wir übernehmen sogar die Überarbeitung und Optimierung dieses Entwurfes, wenn Sie das möchten.

Denn der Chance, sich ein sehr gutes Zeugnis auszustellen, steht die Gefahr gegenüber, sich durch „laienhafte“ Formulierungen und formale Unzulänglichkeiten als „Selbstbeurteiler“ zu entlarven, und damit die Glaubwürdigkeit des Zeugnisses komplett in Frage zu stellen.

Auch der Arbeitsrechtler, den man um Hilfe bittet, leistet nicht immer das, was man von ihm erwartet. Dieser mag zwar arbeitsrechtlich „fit“ sein, allerdings dürften die wenigsten Juristen pro Jahr viele Klienten haben, die mehr als 200.000 EUR verdienen. Daher ist das Ergebnis zwar ein — meistens zumindest — juristisch einwandfreies Zeugnis, aber letztlich doch eher ein Zeugnis, das „nur“ Standard ist und daher nicht dem entspricht, was man von einem Vorstands- oder Geschäftsführungszeugnis eigentlich erwartet.

Zeugnisse werden meist erst kurz vorm Ziel zum Thema

Grundsätzlich sollten Sie Folgendes bedenken: Man wird im Bewerbungsprozess nicht bevorzugt, weil man die besseren Zeugnisse hat — es läuft andersherum: Man kommt nicht in die engere Wahl, wenn man durchgängig schlechte oder nur durchschnittliche Zeugnisse hat. Allerdings dürfte letzteres auf Vorstand- oder Geschäftsführungslevel eher selten bzw. ausgeschlossen sein. Auf diesem Level sind alle Zeugnisse „sehr gut“. Dieses wird nicht selten bereits im Abfindungsvertrag, spätestens aber bei einem gerichtlichen Gütetermin definiert.

Die meisten Personen, die über die Einstellung von Top-Managern entscheiden, nehmen die Zeugnisse daher auch erst dann genauer unter die Lupe, wenn eine abschließende Entscheidung zwischen zwei Personen der engeren Wahl zu treffen ist. Aber auch dann schauen sie nicht grundsätzlich darauf, wer die besseren Zeugnisse hat, sondern sie suchen, um sich abzusichern, noch einmal nach Anhaltspunkten oder versteckten Hinweisen für Schwachpunkte; schließlich will sich niemand dem Vorwurf aussetzen, wichtige Warnzeichen übersehen zu haben.

Halbgott-Zeugnisse entlarven den Selbstbeurteiler

Widerstehen sollte man der Versuchung, sich per Zeugnis zum Halbgott hochzustilisieren; die Gefahr ist viel zu groß, dass übertriebene Lobhudelei dem Leser den ersten Anhaltspunkt für die eigene Autorenschaft liefert. Ist dieser Verdacht beim Leser erst einmal geweckt, wird er das Zeugnis nicht mehr „lesen“, sondern nur noch nach weiteren Indizien für seinen Verdacht absuchen. Es ist also keineswegs immer gut, wenn das eigene Zeugnis (vermeintlich) exzellent ist. Deshalb raten wir immer dazu, „auf dem Teppich zu bleiben“ und die Bodenhaftung bei der eigenen Beurteilung nicht zu verlieren.

Zeugnis-Geheimsprache

Ja, es gibt eine Zeugnis-Geheimsprache. Diese Sprache hat ihre Existenz dem Umstand zu verdanken, dass die Arbeitsgerichte vom Zeugnisschreiber wohlwollende Formulierungen fordern — und zwar auch in Fällen, in denen es kaum noch etwas zu beschönigen gibt.

Die Zeugnissprache ist allerdings bei weitem nicht so stark kanonisiert, wie oft behauptet wird. Grundsätzlich gilt: Es gibt keine DIN oder ISO, die bestimmte Sätze oder Formulierungen bindend vorschreibt. Ein Zeugnisschreiber hat auch heute noch viele Möglichkeiten, durch individuelle, persönliche Formulierungen dem Beurteilten seine Wert- oder auch Geringschätzung zu bescheinigen.

Manche Firmen weisen darauf hin, dass sie in ihren Zeugnissen keine verklausulierten Formeln verwenden, also bewusst keine Zeugnissprache. Wie schön, könnte man meinen. Doch dadurch wird der Interpretations- und Verwirrungsspielraum nur noch ein bisschen größer.

Egal, ob in Geheimsprache oder mit offenem Visier: Selbst die Profis unter den Zeugnislesern kommen bei ein und demselben Zeugnis zu ganz unterschiedlichen Beurteilungen. Legen Sie drei Personalchefs dasselbe Zeugnis vor, so ist gut vorstellbar, dass zwischen der besten und der schlechtesten Einschätzung bis zu zwei Notenstufen liegen. Sogar ein identischer Beurteilungstext kann — je nach Herkunft des Zeugnisses — durchaus unterschiedlich gewertet werden. Stammt das Zeugnis von einem Großunternehmen, dessen Beurteilungsmaßstäbe dem Leser einigermaßen vertraut sind, wird der Text anders bewertet, als wenn er aus einem mittelständischen Unternehmen stammt, in dem nur alle vier Jahre mal ein Managerzeugnis verfasst wird.

Fazit: Es gibt keine eindeutigen Verhältnisse. Selbst wenn in Arbeitszeugnissen Schulnoten vergeben würden, gäbe es keine Objektivität.

Die falsche Sichtweise

Ein Indikator, an dem man erkennt, dass sich der Manager sein Zeugnis selbst ausgestellt hat, kann die „falsche“ Sichtweise eines Zeugnisses sein. Ein Unternehmen ist durchaus bereit, dem ausscheidenden Manager ein sehr gutes Zeugnis auszustellen. Zahlen und Fakten, die nicht einmal dem Geschäftsbericht zu entnehmen sind, möchte es jedoch nicht unbedingt preisgeben. Vom Unternehmen ausgestellte Zeugnisse sind deshalb in der Regel eher vage und diskret, wenn es darum geht, Aufgaben und Erfolge zu beschreiben (oder geschäftliche Misserfolge und Missstände, die der Manager dankenswerterweise bereinigt hat). Selbstverfasste Zeugnisse verraten sich hingegen durch große Detailfreude bis hin zur Geschwätzigkeit. Der klassische Selbstbeurteiler nimmt wenig Rücksicht auf den Wunsch seines Arbeitgebers nach Diskretion und verrät sich damit selbst.

Länge ist relativ

Grundsätzlich gilt: Je länger das Zeugnis, desto geringer die Chance, dass es tatsächlich gelesen wird. Außerdem kann der Umfang des Zeugnisses ein weiterer verräterischer Indikator für Selbstverfasstes sein. Die Länge muss der Dauer und der Bedeutung der Tätigkeit angemessen sein. Ein dreiseitiges Zeugnis zu einem einjährigen Kurzgastspiel in den unteren Gefilden der Unternehmenshierarchie ist unangemessen lang. Ein einseitiges Zeugnis zu einer achtjährigen Geschäftsführung ist unangemessen kurz.

Eine weitere Maßgröße im Zusammenhang mit Textumfang und Detaillierungsgrad ist die Ausgewogenheit: Das Verhältnis zwischen Aufgabenbeschreibung und Beurteilung soll wohlproportioniert sein. Hat ein Manager während der Dauer seiner Firmenzugehörigkeit eine einzige Funktion ausgeführt, sollte die Aufgabenbeschreibung nicht länger sein als der Rest des Zeugnisses (Beurteilung und Schlussabsatz). Oder andersherum: Die Beurteilung mit Schlussabsatz sollte nicht deutlich kürzer sein als die Aufgabenbeschreibung. Sollte das Zeugnis zwei Stationen beschreiben, die nacheinander oder parallel zueinander ausgeübt worden sind, dann darf die Aufgabenbeschreibung entsprechend länger ausfallen — also ca. zwei Drittel zu einem Drittel.

Man wird im Zeugnis nie so viel zu den eigenen Aufgaben und Erfolgen schreiben können, wie man eigentlich möchte. Dieses ist aber kein Problem, denn man kann alle Details, die im Zeugnistext aus Gründen der Glaubwürdigkeit wegzulassen sind, im eigenen Lebenslauf ausführlicher darstellen. Der Leser wird diese Angaben nicht von vornherein in Zweifel ziehen, wenn sich im Zeugnis keine entsprechenden Details hierzu finden.

Kann man im Lebenslauf die Details der eigenen Aufgabenbeschreibung problemlos an die jeweilige Bewerbungssituation anpassen, ist dieses beim Verfassen des eigenen Zeugnistextes schwierig, denn dazu müsste man antizipieren, welche Details der bisherigen Aufgabe in der zukünftigen Bewerbungssituation wirklich interessant sein werden.

Die Ausrichtung des Zeugnisses auf den zukünftigen Job

Man erleichtert es sich, die richtigen Akzente zu setzen, wenn man eine klare Vorstellung vom zukünftigen Job entwickelt hat, bevor man den eigenen Text entwirft. Denn dann kann man sich sehr genau überlegen, welches die besten Voraussetzungen für diesen angepeilten Job sind und dafür sorgen, dass diese Voraussetzungen in der Beurteilung des eigenen Zeugnisses auftauchen. Mit anderen Worten: Man verfasst den eigenen Zeugnistext besser mit Blick auf die Aufgabe, die man anstrebt, als mit dem Ziel, eine neutrale, objektive Beschreibung des Bisherigen abzuliefern. Das tun zu können, ist einer der wenigen Vorteile, den man hat, wenn man sein Zeugnis selbst verfassen darf — vorausgesetzt natürlich, die Faktenlage gibt das her.

Deswegen erstellen wir auch immer erst dann die Zeugnisentwürfe für unsere Kunden, wenn ganz klar definiert ist, was unser Kunde zukünftig tun will.

Standards für Inhalt und Gliederung

Es gibt nicht nur Standards für die Beurteilung, sondern auch für Inhalt und Gliederung. Fehlen bestimmte Angaben in der Beurteilung, ist der Manager, der sich das Zeugnis selbst geschrieben hat, schnell als Zeugnis-Laienspieler enttarnt. Oder noch schlimmer: Man unterstellt, dass er bei dem fehlenden Punkt so deutlich unter Niveau geblieben ist, dass man lieber darüber hinweggeht. „Beredtes Schweigen“ nennen die Arbeitsrechtler das; um sich nicht den Vorwurf einzuhandeln, die Beurteilung sei zu negativ, sagt man gar nichts. Wer das Fehlen eines üblichen Beurteilungspunktes übersieht, hat Pech gehabt: Beredtes Schweigen bringt jeden erfahrenen Zeugnisleser schwer ins Grübeln.

Leichte Abweichungen vom Gliederungsstandard sind kein Problem, größere Abweichungen hingegen schon.

Einen Beurteilungspunkt gleich doppelt, aber mit unterschiedlichen Formeln abzuhandeln, ist ein weiterer, ganz grober Schnitzer. Wenn also irgendwo im Beurteilungstext eine zusammengefasste Leistungsbeurteilung auftaucht, und ein paar Zeilen weiter darunter eine andere, aber ebenfalls für die Gesamtbeurteilung übliche Floskel, dann ist das schlimm; auch als wenig geübtem Zeugnisschreiber muss einem so etwas auffallen. Tut es das nicht, wird sich der Zeugnisleser fragen, ob dem Verfasser des Zeugnisses nicht eine wichtige Voraussetzung für Führungsaufgaben fehlt: nämlich Urteilsvermögen.

Zieht sich ein bestimmter formaler Fehler durch alle Arbeitszeugnisse des Managers hindurch, dann ist dieser ebenfalls entlarvend, selbst wenn der formale Fehler bei einmaligem Auftreten nicht als gravierend empfunden worden wäre und selbst dann, wenn der Fehler gar nicht vom Manager selbst, sondern von einem der früheren Arbeitgeber „verzapft“ wurde. Kurzum: Durch das selbständige, ungeschickte Abfassen eines aktuellen Zeugnisses wird nicht selten auch gleich noch die Glaubwürdigkeit der früheren Zeugnisse beeinträchtigt!

Lieber Standard statt Originalität!

Für viele Punkte einer qualifizierten Beurteilung gibt es bewährte Standardfloskeln, die seit Jahrzehnten verwendet werden. Diese Floskeln sind in der Regel eher nüchtern und knapp gehalten. Das hat für Leser den großen Vorteil, dass er sich schnell, wenn auch nicht besonders nuanciert, über den Beurteilten informieren kann.

Der Beurteilte selbst sieht das jedoch häufig ganz anders: Er empfindet solche verknappten Aussagen als unangemessen und unpersönlich — er findet sich darin nicht wieder und entwickelt stattdessen für seine Selbstbeurteilung sehr ausgefeilte Wendungen, die der professionelle Zeugnisleser bisher bestimmt noch nirgends gesehen hat. Und weil der Leser sie noch nirgends gesehen hat, weiß er auch sofort, von wem sie stammen. Widerstehen sollte man also der Versuchung, in blumigen Worten ein umfassendes Psychogramm von sich zu zeichnen.

Wie bei Gliederung und Vollständigkeit gilt auch für die Wortwahl: Wenn ungewöhnliche Floskeln gleichlautend in mehreren Zeugnissen auftreten, erregt das Verdacht. Darunter leidet, wie gesagt, nicht nur die Glaubwürdigkeit des aktuellen Zeugnisses, sondern möglicherweise auch die der früheren, selbst wenn diese gar nicht von einem selbst verfasst worden sein sollten.

„Stetserei“ und Plattitüden sind ein Graus

Zu vermeiden ist auch die „Stetserei“. Viele Zeugnis-Ratgeber erwecken den Eindruck, allein das Wörtchen „stets“ mache den Unterschied zwischen einer „nur guten“ und einer „sehr guten“ Beurteilung aus. Entsprechend enthalten dann die Textvorschläge für die sehr gute Beurteilung stets das Wörtchen „stets“. Einen Zeugnisleser macht diese Häufung aber nicht besonders glücklich, im Gegenteil: Das „Stetsen“ nervt. Statt „stets“ kann man z.B. auch „immer“ oder „jederzeit“ sagen.

Meiden sollte man auch, sich mit Persönlichkeitseigenschaften zu schmücken, die zum Zeitpunkt der Ausstellung des Zeugnisses Hochsaison haben: 2008 war die meistverwendete Eigenschaft „Teamfähigkeit“, im Jahr darauf war es „soziale Kompetenz“, im Jahr 2010 die „hands-on-Mentalität“, 2011 die „win-win-Situation“, 2012 die „Nachhaltigkeit“. Im Moment sehr aktuell beliebt ist es, sich zum Digitalisierungsexperten hochzuloben.

Immer „modern“ und geradezu inflationär sind übrigens die Begriffe „strategisch“ und „analytisch“. Diese finden sich nicht nur in vielen Lebensläufen bereits auf der ersten Seite unter der Überschrift „Profil“, sondern auch in jedem Beurteilungsteil eines Zeugnisses.

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