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Vakanzen-Algorithmen: Die Vorhersagbarkeit von Vakanzen

Einem guten Verkäufer gelingt es, im richtigen Moment seinem potentiellen Kunden ein sehr passendes und daher überaus attraktives Angebot zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass er den Markt, aber auch seinen Kunden (und dessen Bedürfnisse) in- und auswendig kennt; je mehr Informationen er hat und je mehr Erfahrung er darin hat, diese Informationen zu verknüpfen und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen, umso eher wird ihm solches gelingen. Nicht selten bietet er sogar dem Kunden etwas an, bevor dieser seinen Bedarf lautstark und für alle vernehmlich artikuliert hat.

Niemand, der - und sei es nur bruchstückhaft - etwas von Vertrieb versteht, würde diesen Aussagen widersprechen.

Bei Bewerbungen um Top-Positionen geht es ebenfalls um einen Vertriebsprozess: Der Bewerber möchte vom Unternehmen einen Arbeitsvertrag. Und dennoch verharren die meisten Bewerber in völliger Passivität und warten darauf, bis der potentielle Auftraggeber sein Bedürfnis lautstark und gut sichtbar formuliert (z.B. per Anzeige) oder sogar einen ,,Makler" (sprich: Headhunter) beauftragt, um einen entsprechenden Dienstleister (= Arbeitnehmer/ Manager) an Land zu ziehen.

Vermutlich agieren die meisten Bewerber deswegen so passiv, weil es ihnen an den entsprechenden Informationen fehlt. Weder kennen sie die Bedürfnisse ihrer potentiellen Kunden. Noch können sie den eigenen Wettbewerb treffend einschätzen. Und wenn es darum geht, das eigene Angebot „auf den Punkt“ zu bringen, bedient man sich lieber – zum Teil wortwörtlich – der Phrasen, die bereits in den Anschreiben und Lebensläufen der Mitbewerber zu finden sind.

  • Es kommt darauf an, die Vorzeichen frühzeitig und richtig zu deuten.

In der Tat: Ob Hoppenstedt / Bisnode, Wer-zu-wem, Messekataloge etc.: Keine der Datenbanken, die man für Geld kaufen kann, liefert Informationen zum zukünftigen Bedarf. Sie bilden lediglich die Vergangenheit und Gegenwart ab. Man bekommt Angaben zur Branchenzugehörigkeit, den Produkten, der Mitarbeiterzahl, den Umsätzen. Die Namen von Gesellschaftern, Vorständen und Geschäftsführern werden genannt. Tochtergesellschaften und Beteiligungen werden aufgelistet.

Keine im Markt verfügbare Datenbank aber macht Aussagen darüber, wie wahrscheinlich es ist, welche Top-Position im Unternehmen zwar noch nicht vakant ist, in naher Zukunft aber vakant oder neu geschaffen werden wird. Kein Wunder: Denn solche Prognosen treffen zu können, setzt viel Insiderwissen voraus und die Fähigkeit, Informationen zu bewerten, einzuordnen und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.

Nehmen wir einmal an, Sie wüssten u.a.

  • in welchen Unternehmen ein Wechsel im Gesellschafterkreis, Aufsichts- oder Verwaltungsrat bevorsteht,
  • wie sich der Wechsel des CEOs oder Sprechers der Geschäftsführung auf die dieser Position nahestehenden Positionen auswirkt,
  • in welchen Unternehmen eine Altersnachfolge ansteht,
  • in welchen Unternehmen die Gefahr besteht, dass das Unternehmen verkauft, zerschlagen oder in die Muttergesellschaft integriert wird,
  • in welchen Unternehmen die Gewinnsituation so katastrophal ist, dass die Eigentümer zum Handeln gezwungen sind,
  • wie sich politische Rahmenbedingungen (geplante oder auslaufende Förderprogramme, umweltpolitische Vorhaben etc.) ändern
  • welche Branchen in eine Krisensituation hineinlaufen,
  • Etc.


Zahlreiche solcher Informationen besitzen wir. Denn:

  • Ca. 140 – 150 Kunden, die wir jedes Jahr betreuen, berichten uns aus ihrem aktuellen Unternehmen, von dessen Wettbewerbssituation, der Innovations- und Investitionsbereitschaft.
  • In mehr als 300 Vorgesprächen, die wir jedes Jahr führen, schildern uns unsere Gesprächspartner – nicht selten sehr detailreich –, warum sie das Unternehmen verlassen wollen oder müssen und wie es um das Unternehmen steht (Führungskultur, „Klima“, Mitarbeiter-Motivation bzw. –Demotivation, Fluktuation, Krankenstand, abrupte Strategiewechsel etc.).
  • 500 – 600 Arbeitsvertragsangebote, die uns unsere Kunden pro Jahr bitten, zu prüfen, geben nicht nur Einblick in die Vertragsgestaltung des Unternehmens, sondern liefern auch Organigramme, Boni-Regelungen etc.
  • Mehr als 1.800 Vorstellungsgespräche führen unsere Kunden jedes Jahr und in diesen schildert man ihnen sehr genau, welche Aufgaben (und Probleme) im konkreten Unternehmen auf sie warten und welche strategischen Schritte geplant sind.
  • Die Erfahrung aus mehr als 1.600 Projekten, die wir in den letzten 20 Jahren betreut haben, versetzt uns in die Lage, die zahlreichen Informationen richtig einzuordnen.
  • Mit vielen unserer ehemaligen Kunden stehen wir nach wie vor in Kontakt; auch in solchen Telefonaten erfährt man meistens recht gut, worüber man im jeweiligen Unternehmen gerade nachdenkt.
  • Mehr als 2.000 Lebensläufe bekommen wir jedes Jahr zugesandt, mit der Bitte zu prüfen, ob Inverses Headhunting die richtige Methode sein kann. Auch auf diese Weise erfährt man, in welchen Unternehmen sich gerade etwas tut; nicht selten liefern uns die Interessenten – zusätzlich zum Lebenslauf – auch Hinweise zur eigenen aktuellen Situation und der Situation des Unternehmens.


Unser 4-köpfiges Analysten-Team unterstützt unser Research-Team, in dem es zusätzlich täglich 150 bis 250 Informationen (bzw. ca. 80.000 Informationen pro Jahr) aus den unterschiedlichsten Quellen erfasst, um zu einer noch besseren Einschätzung zu kommen.

Um einige Quellen zu nennen:

  • Zeitungen (FAZ, Handelsblatt, regionale Tageszeitungen) und Zeitschriften (Manager Magazin, Wirtschaftswoche etc.)
  • Branchenmagazine (Automobilwoche, Lebensmittelzeitung, Textilwirtschaft, Finance etc.)
  • Bilanzen, Jahresabschlüsse
  • Einträge ins Handelsregister


Die zunehmende Digitalisierung erleichtert es uns, diese Daten „in den Griff zu bekommen“. So haben wir Algorithmen gebildet und ein Prognose-Tool daraus entwickelt, wobei ein Algorithmus dabei nichts anderes ist als eine Gebrauchsanleitung, oder – noch einfacher gesagt – eine sehr umfassende Ansammlung von Wenn-Dann-Kombinationen. Was muss passieren, damit es im Vorstand, Aufsichtsrat, in der Geschäftsführung oder im Gesellschafterkreis demnächst zum Stühlerücken kommt?

Die Kombination aus jahrzehntelanger Erfahrung und tagesaktuellen Ereignissen führt dabei zu einer erstaunlich hohen Treffsicherheit. Der Algorithmus liefert uns als Berater die Informationen, um die richtigen Entscheidungen bzw. Aussagen zu Chancen und Prognosen treffen zu können. So wie heute die SCHUFA eine Aussage machen kann, mit welcher Wahrscheinlichkeit jemand seine Rechnungen bezahlen wird oder AMAZON weiß, wann welcher Kunde vermutlich diesen oder jenen Artikel bestellen wird, so hilft uns die IT dabei, eine Aussage darüber zu treffen, welche Position in naher Zukunft vermutlich neu besetzt werden wird.

Da die Firmen aber – sowohl von der Kultur her als auch im Hinblick auf die die handelnden Personen – sehr individuell sind (und nicht nur rational, sondern oft sehr „emotional“ handeln), sind wir als Berater nach wie vor gefordert. Die Digitalisierung macht uns also nicht arbeitslos, sondern verhilft uns lediglich dank einer deutlich höheren Datenrate und -qualität zu einer Treffsicherheit, die vor 5-10 Jahren noch nicht denkbar gewesen wäre.

So ergeben sich die Erfolge, die wir für unsere Kunden generieren können, vor allem dadurch, dass es uns gelingt, unsere Kunden ins Gespräch zu bringen, bevor eine Vakanz für alle offenkundig ist und sich „Heerscharen“ von Bewerbern in Position bringen.

Mit der Programmierung dieser Datenbank bzw. dieses Prognose-Tools haben wir die Symax AG beauftragt, die seit 20 Jahren am Markt ist und ihren Schwerpunkt in der Entwicklung individueller Softwarelösungen und der dazugehörenden Beratungsleistung wie Prozess- und Business-Analyse und Projektmanagement hat. Andreas Hansel, einer der Vorstände der Symax AG verantwortet dieses Projekt.

Herr Hansel: Was leistet eine solche „Datenbank“?

Die Datenbank ist zum einen dazu da, die für das Inverse Headhunting relevanten Daten von mehreren tausend Unternehmen vorzuhalten und diese aus verschiedenen Quellen regelmäßig automatisch zu aktualisieren. Durch ein integriertes Datenqualitätsmanagement werden Inkonsistenzen in den Datenbeständen erkannt und weitestgehend maschinell geklärt. Darüber hinaus werden die Researcher von Vogel & Detambel dabei unterstützt, den Datenbestand kontinuierlich auszubauen und zu verbessern.

Zum anderen unterstützt die Anwendung den Berater bei der Suche nach geeigneten Positionen für den Kunden. Hierzu erhält dieser umfassende Such- und Filtermöglichkeiten, mit denen er den Datenbestand auf die Unternehmen eingrenzen kann, die für den Kunden am interessantesten sind.

Darüber hinaus ermitteln intelligente Algorithmen anhand der Daten, in welchen Unternehmen derzeit latente Vakanzen bestehen und wo es wahrscheinlich ist, dass in absehbarer Zeit Vakanzen entstehen werden. Dadurch hat der Kunde den Vorteil, sich bereits zu einem Zeitpunkt bewerben zu können, bevor es viele andere tun bzw. die Position offen ausgeschrieben wird.

Selbstverständlich werden mit der Datenbank auch die Unternehmensprozesse von Vogel & Detambel weiter automatisiert und optimiert. Auch die Transparenz über den Status der laufenden Projekte wird für Vogel & Detambel und die Kunden erhöht.

  • Andreas Hansel, Vorstand Symax AG

Macht eine solche Datenbank den Berater überflüssig?

Die Datenbank macht den Berater keinesfalls überflüssig, sie macht es ihm lediglich leichter, seinen Kunden besser zu beraten.

Sie bringt die persönliche Beratung insgesamt auf eine höhere Ebene, indem sie den Berater und den Kunden genau da unterstützt, wo es sinnvoll ist und für beide Seiten einen klaren Nutzen bringt. Der Beratungsprozess wird durch die Datenbank schneller und qualitativ besser werden. Davon profitieren der Kunde und der Berater gleichermaßen.

Generell ist nach meiner Meinung persönliche Beratung nicht durch IT zu ersetzen. Dies gilt für das Inverse Headhunting umso mehr, denn keine IT kann die Erfahrung ersetzen, die bei der Besetzung von Top-Positionen nötig ist. Ein System – und sei es noch so gut – kann auch gar nicht so flexibel auf die Wünsche und Bedürfnisse eines Kunden eingehen, wie das ein erfahrener Berater kann. Es ist nicht in der Lage Mimik und Gestik zu interpretieren, Emotionen und Schwingungen wahrzunehmen, und daraus Erkenntnisse abzuleiten, die dem Kunden helfen, die richtige Position zu finden. Dazu braucht es langjährige Erfahrung, wie sie die Berater von Vogel & Detambel mitbringen.

Worin bestand für Sie die Herausforderung bei diesem Projekt?

Vogel & Detambel hatte bereits sehr gute, klar strukturierte Prozesse. Die Aufgabe der Symax AG war es nun, etwas gut Funktionierendes durch ein neues System so zu unterstützen, dass es noch besser wird.

Neben einer ansprechenden Benutzeroberfläche und schnellen Antwortzeiten waren dazu eine hohe Datenqualität und Datenaktualität erforderlich. Um dies zu erreichen, waren sowohl intelligente Schnittstellen aufzusetzen als auch Prozesse für eine schnelle und fehlerfreie manuelle Datenerfassung. Dabei musste sichergestellt werden, dass mühsam vom Research recherchierte, manuell gepflegte Daten, nicht durch fehlerhafte Daten aus automatisch angebundenen Datenquellen überschrieben wurden.

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